PTA役員になって、こんなふうに感じることはありませんか？
- 挨拶文が毎回プレッシャー
- 会議の議事録づくりに時間がかかる
- お知らせ文の表現で悩む
- 仕事や家庭との両立がきつい
PTA活動は大切な取り組みですが、「文章作成」が想像以上に多いのが現実です。
こうした負担を大きく減らせるのが「AI」です。
挨拶文の下書き、議事録の要約、資料作成まで――
AIを使えば、これまで1時間かかっていた作業が10分で終わることもあります。
PTAでAIなんて使えるの？そもそも使ったことがないから詳しくないし…
かのしあ大丈夫です！専門知識がなくてもスマホで簡単に使えて、文章作成や資料作りを大幅に効率化できますよ！
ということで、この記事では、PTAで本当に使えるAI活用法を、具体例・プロンプト付きで詳しく解説します。
初心者でもすぐ始められる方法だけをまとめました！
- PTAでAIにできること
- 挨拶・議事録・資料作成の具体例
- おすすめAIツール
- 注意点と安全な使い方
＼この記事を書いた人／
かのしあ
女の子と男の子の2児の父。
子どもが通った小学校でPTA副会長を3年、会長を6年務める。その間、さまざまな場面において人前での挨拶を経験。入学式と卒業式で述べた祝辞は合計11回。その経験から、PTAに奮闘している方々の手助けをしたいと思い、小学校のPTAについて書いています。
仕事は普通のサラリーマン。Webマーケティング業務に携わり、集客のためのコンテンツ作成やWeb広告に勤しむ毎日。ChatGPTなどのAIツールも絶賛活用中。
PTAでAIを使っても大丈夫？まず知っておきたいこと
「AIを使うのはズルでは？」
「学校に怒られない？」
と不安になる方もいるかもしれません。
ただ、AIは“補助ツール”として使えば問題ありません。
大切なのは次の3点です。
- 個人情報を入力しない
- 内部機密情報を書き込まない
- 最終確認は必ず人が行う
AIは“代行者”ではなく“下書きアシスタント”と考えると安心です。
PTA活動にAIを活用する人が増えている理由
現在、さまざまな場面でAIが活用されていますが、PTA活動でも導入が進んでいます。
活用が進んでいる理由は以下の通りです。
役員の負担が大きい
近年、PTA役員の負担は増加傾向にあります。
- 共働き家庭の増加
- 行事・活動の多様化
- 文書作成量の増加
特に会長や副会長、本部役員になると、毎月のように文書作成や会議対応が発生します。
そのため「いかに効率化するか」が大きなテーマになっています。
デジタル化の流れがPTAにも来ている
最近はPTAでもデジタル化が進んでいます。
- LINEでの連絡
- Googleフォームでのアンケート
- クラウドでの資料共有
こうした流れの中で、次に注目されているのがAI活用です。
AIは専門知識がなくても使える
AIというと難しそうですが、実際はとても簡単です。
文章で「お願い」を入力するだけで、
- 挨拶文
- お知らせ
- 議事録
などを自動作成してくれます。
スマホでも使えるため、忙しい役員でも導入しやすいのが特徴です。
PTAでAIにできること一覧
AIはPTA業務のさまざまな場面で活用できます。
挨拶文・祝辞の作成
AIが最も得意なのが文章作成です。
例えば、
- 入学式の挨拶
- 卒業式の祝辞
- 総会の会長挨拶
- 運動会の挨拶
テーマや文字数を指定するだけで、たたき台を数秒で作れます。
ゼロから考える必要がなくなるので、心理的負担を減らせます。
お知らせ・手紙の作成
保護者向けの配布文書もAIで作成できます。
- PTA会報
- 行事案内
- ボランティア募集
丁寧な表現や柔らかい言い回しも自動生成できるため、「語彙力に自信がない…」という人でも安心です。
議事録・会議のまとめ
会議後の議事録作成も時短できます。
録音データやメモをAIに入力すると、
- 要点整理
- 決定事項抽出
- 箇条書き化
まで自動で行えます。
LINE・メール文面作成
連絡文作成にも便利です。
- リマインド連絡
- お詫び文
- 日程調整
トラブルになりにくい表現も提案してくれます。
資料・スライド作成
AIは文章だけでなく、資料作成にも活用可能です。
- 総会スライド
- 活動報告書
- アンケート結果まとめ
デザインテンプレートと組み合わせると、見やすい資料が短時間で完成します。
実例｜卒業式祝辞をAIで作ってみた
実際に卒業式の祝辞をAIで作ってみたのでご紹介します。
使用したAIツールは「ChatGPT」です。
使用したプロンプト（そのまま使えます）
小学校のPTA会長として卒業式で話す祝辞を1200文字で作成してください。
感謝の気持ちと未来への応援を含め、温かい雰囲気にしてください。このプロンプト（指示文）で出力してもらった結果が次の内容です。
AI（ChatGPT）に出力してもらった祝辞文
本日は、〇〇小学校 第〇回卒業証書授与式にあたり、PTAを代表いたしまして、一言お祝いの言葉を申し上げます。
卒業生の皆さん、ご卒業、誠におめでとうございます。
そして、今日までお子さまの成長を温かく見守り、支えてこられた保護者の皆さまに、心よりお祝い申し上げます。
皆さんがこの〇〇小学校に入学した日のことを思い出してみてください。
少し大きなランドセルを背負い、不安と期待が入り混じった表情で校門をくぐったあの日から、早いもので6年の月日が流れました。
運動会や学習発表会、遠足や修学旅行。
友だちと笑い合った休み時間、時にはけんかをして仲直りしたこともあったでしょう。
一つひとつの出来事を通して、皆さんは心も体も大きく成長してきました。
うれしかったこと、悔しかったこと、がんばったこと――。
そのすべてが、これからの人生を支える大切な力になります。ここで出会った友だちや先生との思い出は、いつまでも皆さんの宝物です。
また、日々子どもたちに寄り添い、温かくご指導くださった先生方、地域の皆さまにも、PTAを代表して心より感謝申し上げます。
皆さまのお力添えがあったからこそ、子どもたちは安心して学校生活を送り、今日の日を迎えることができました。本当にありがとうございました。
さて、卒業生の皆さん。
これから始まる中学校生活は、新しい出会いと挑戦の連続です。勉強も部活動も、今まで以上に広がっていきます。
楽しみな気持ちの一方で、不安を感じることもあるかもしれません。
そんなときは、小学校で過ごした6年間を思い出してください。友だちと助け合い、努力して乗り越えてきた経験が、きっと皆さんの背中を押してくれます。
失敗を恐れず、いろいろなことに挑戦してください。
挑戦した分だけ、皆さんの世界は広がります。そして、自分の「好き」や「得意」を大切にしながら、自分らしい道を歩んでいってほしいと願っています。
皆さんの周りには、これからも家族や先生、地域の方々など、たくさんの応援してくれる人がいます。
感謝の気持ちを忘れず、人を思いやる心を大切にしながら、大きく成長していってください。
結びになりますが、卒業生の皆さんの未来が、希望と笑顔に満ちた素晴らしいものでありますことを心よりお祈り申し上げます。
本日はご卒業、誠におめでとうございます。
このようなたたき台を、わずか数秒で出力してくれます。
出力した内容を修正
たたき台を出力したら、あとは必要に応じて修正します。
修正するポイントは以下の通りです。内容にもよりますが、5分ほどで修正できます。
- 学校名を追加
- 実際の行事エピソードを挿入
- 自分の言葉で締める
所要時間比較
| 方法 | 作成時間 |
|---|---|
| 自分自身で1から作成 | 約60～180分 |
| AI活用 | 約10〜15分 |
AIを使うと短時間で作成でき、心理的負担も大きく軽減されます。
PTAの会議議事録をAIで効率化する方法
PTAの会議後、意外と大変なのが「議事録づくり」です。
そんな大変な作業も、AIを使えば大幅に負担を軽減できます。
プロンプト例
以下はPTA会議のメモです。
要点を整理し、決定事項と次回課題を箇条書きでまとめてください。
｛ここに会議のメモを入力｝これだけで、
- 議題整理
- 決定事項抽出
- 担当振り分け
などの議事録を簡単に作成してくれます。
PTA資料作成にもAIは使える
例えばPTA総会の資料も、AIなら簡単に作成できます。
AI活用手順
デザインを修正する必要がありますが、ゼロから考えるより圧倒的に楽になります。
PTAで使えるおすすめAIツール
PTA活動を効率化するのにおすすめのAIツールをいくつかご紹介します。
すべて無料で利用可能ですよ！
ChatGPT（文章作成）
ChatGPTは、人間のような自然な対話ができるAIチャットサービスです。
会話をするように質問するだけなので、誰でも簡単に使用できる最も汎用性が高いAIです。
- 挨拶文
- お知らせ
- 議事録
など文章業務全般に対応できます。
ChatGPTの利用はこちら
Canva（資料・デザイン）
Canvaは、プロ品質のデザインを無料かつオンライン上で作成できるグラフィックツールです。
スライドやチラシを作成するのに便利です。
テンプレートがたくさんあるので、お気に入りのデザインを選ぶだけで、デザイナーが作ったような見栄えの良い資料が簡単に作れます。
Canvaの利用はこちら
Notion（議事録管理）
Notionは、メモ、ドキュメント、タスク管理、データベースを1つのプラットフォームに統合した「オールインワン・ワークスペース」アプリです。
会議メモやタスク管理を一元化できます。
引き継ぎ資料をまとめておくのにも便利です。
Notionの利用はこちら
Notta（音声文字起こしAI）
PTAは会議や打ち合わせの機会が多く、その都度、議事録の作成が必要です。
議事録の作成には時間がかかりますが、音声文字起こしAIを活用すれば、その負担を大幅に軽減できます。
会議を録音するだけで、自動で文字化され、要約まで行うことが可能です。
Nottaの利用はこちら
PTAでAIを使うメリット
ここでは、PTA活動にAIを取り入れることで、実際にどのような変化が起こるのかを具体例つきで解説します。
「本当に時短になるの？」「どれくらい楽になるの？」といった疑問にも答えていきます。
1. 時間短縮｜「1時間かかっていた作業が15分に」
例えば、挨拶文を考える場合、
合計で約60分かかっていたとします（←こんなに早く完成しないかも…）。
ところがAIを使うと、
15分程度で作ることができます！
特に仕事終わりで疲れているときなどは、ものすごく助かります。
2. 精神的負担の軽減｜「一から考えるプレッシャー」から解放
一番つらいのは“一から考えること”です。
パソコンの画面を開いて、
さて、何から書こう…
と考えているうちにどんどん時間が消費してしまいます。
AIを使うと、最初のたたき台がすぐ出てきます。
- 書き出しの挨拶文
- 季節の言葉
- 感謝の表現
ゼロから作るのではなく、「整える作業」になるため、心理的ハードルが一気に下がります。
3. 品質の安定｜表現に迷わなくなる
PTA文書は、保護者はもちろん、教職員の目に触れるので、表現に気を付けなければいけません。
- 失礼にならないか
- 強い言い方になっていないか
- 誤解を生まないか
AIはフォーマルな文章生成が得意です。
例えば「ボランティアを募集します」という文章も、
ご多用のところ恐縮ではございますが、ご協力いただけますと幸いです。
というように、必要に応じてフォーマルな表現にしてくれます。
文章に自信がない人でも迷うことなく案内文を作れます。
4. 引き継ぎが楽になる｜“仕組み”が残る
意外なメリットが「引き継ぎが楽になる」ことです。
例えば、次のようなプロンプトを共有しておけば、
PTA総会で使用する会長挨拶を700文字で作成してください。
今年度の活動報告と感謝を含めてください。来年度の役員も、同じ型を使えます。
「去年はどう書いてたっけ？」と過去資料を探す時間が減り、引き継ぎが圧倒的にスムーズになります。
デメリットと注意点（具体例付き）
AIは便利ですが、正しく使わなければリスクもあります。
ここでは、PTAでAIを安全に活用するために知っておくべきポイントを具体例とともに解説します。
個人情報は入力しない｜具体的に何がNG？
例えば、次のような入力は避けましょう。
- 「◯年◯組の山田太郎さんが〜」
- 「住所は○○市◯◯区〜」
AIサービスは外部サーバーを経由します。個人情報や内部資料をそのまま貼り付けるのは避けてください。
安全な使い方は、
- 固有名詞は入れない
- 仮名で作る
- 最後に自分で差し替える
という方法です。
必ず最終確認する｜AIは100％正しいわけではない
AIは便利ですが、時々、
- 存在しない行事名を入れる
- 年度を間違える
- 少し大げさな表現になる
といったことがあります。
必ず読み直し、誤った情報がないかを確認してください。
感情部分は自分で補強する｜温かみを足す
AIの文章は整っていますが、少し“きれいすぎる”ことがあります。
例えば、
皆さまの今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
これに、
- 実際の行事エピソード
- 子どもたちの様子
- 自分の感想
を1〜2行足すだけで、ぐっと心のこもった文章になります。
AIはあくまでもたたき台の作成として利用して、最後は自分自身で温かみを足してください。
これが理想の使い方です。
よくある質問（FAQ）
まとめ｜PTAこそAI活用で、無理のない運営へ
PTA活動は、子どもたちのための大切な取り組みです。だからこそ、役員の誰かが無理をして支える形になってはいけません。
仕事や家庭と両立しながら、
- 挨拶文を考え
- 会議をまとめ
- お知らせを作成し
- 資料を整える
これをすべて手作業で続けるのは、正直かなりの負担です。
AIは、その負担を少し軽くしてくれる“補助ツール”です。
AIを活用すれば、
- 文書作成の時間を大幅に短縮できる
- 会議後の議事録作成が楽になる
- プロンプトを共有することで引き継ぎもスムーズになる
つまり「人に依存しない仕組み」が作れます。
大切なのは、すべてをAIに任せることではなく、負担の大きい部分だけを効率化することです。
まずは、総会や行事の挨拶文づくりから試してみてください。たった一度でも「楽になった」と感じられれば、それが次の一歩につながります。
無理をしないPTA運営のために、できるところからAIを取り入れてみてはいかがでしょうか。
